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Você provavelmente convive com um dos maiores ladrões de energia que existem e a responsabilidade é toda sua. Simplesmente porque você não se preocupa em ter uma boa gestão de tempo.

  • Sabe quando você está no trabalho, mas pensando no tanto de coisas que precisa fazer quando chegar em casa?
  • Ou quando está em casa, pensando nos trabalhos daquele curso online que você se matriculou?
  • Ou quando está sentado pronto para estudar e começa a esboçar o que precisa fazer no dia seguinte quando chegar no trabalho?

Pois é. Se isso acontece com você, as chances são que você acaba não fazendo nada do que deveria ser feito direito, e ainda fica extremamente cansado e cheio de pendências.

Com sensação de que precisaria ter mais horas no dia para dar conta de tudo.

Esse é o tipo de coisa que simplesmente suga toda a sua energia e não resulta em nada produtivo.

É exatamente por isso que esse lance de ficar pensando em um coisa no momento em que ela não pode ser feita é considerado um dos maiores ladrões de energia que existem. Mas por que eu falo que a culpa de conviver com isso é toda sua?

Porque todos têm as mesmas 24 horas para fazer o que bem entender, todo santo dia. E, mesmo assim, algumas pessoas parecem ter tempo suficiente para fazer tudo o que querem, enquanto outras estão sempre correndo de tarefa em tarefa e nunca terminam nada.

Sendo que, na verdade, todos temos tempo suficiente para cumprir nossa rotina.

A diferença entre esses dois tipos de pessoa é o controle que cada um tem do seu próprio tempo.

E quem decide e administra isso é você. Só você.

1 – Encontre o seu “horário nobre

Você já percebeu que existem alguns horários em que você tem um desempenho muito melhor do que em relação ao restante do dia?
Pois é. Esses são os chamados “horários nobres” da produtividade.
Para algumas pessoas, é no início da manhã; para outras, de tarde ou até de madrugada. A questão é que isso varia muito de pessoa para pessoa.
Antes de começar a planejar sua rotina e trabalhar a sua gestão de tempo, é importante que você encontre o seu próprio horário nobre.
Porque esse será o momento no qual você vai priorizar as suas atividades mais importantes e as que demandam mais tempo e energia.

2 – Saiba quanto tempo cada coisa demanda

Estou dando a letra aqui para que você não faça que nem eu, que demorei a entender o tempo real de realizar minhas tarefas, e terminava quase todos os meus dias frustrada.
É importante que você conheça bem o tempo que você tem para fazer suas coisas e quanto tempo elas realmente levam para ser feitas.
Então, faça uma lista das suas atividades diárias e anote do lado uma estimativa realista de quanto tempo cada uma delas demanda.
Isso evita que haja uma diferença muito grande entre o seu planejamento e a realidade.

3 – Planeje-se com antecedência

Uma das piores coisas que você pode fazer é entrar no dia de trabalho sem ter clareza sobre o que precisa ser feito.
O tempo que você gasta pensando e planejando suas atividades é trivial comparado com o tempo que você perderá pulando de uma coisa para outra (e raramente completando qualquer uma delas).

Eu sugiro que você faça duas coisas, a princípio:
1. À noite ou no final do dia, reserve 15 minutos para limpar sua mesa e planejar suas atividades do dia seguinte.
2. E de manhã aproveite para revisar essas anotações e relembrar como será a sua rotina do ao longo do dia.

Se quiser ir além, recomendo também o planejamento mensal, que pode te dar uma luz de como serão as próximas semanas e como se preparar melhor para elas.
São detalhes que podem tornar o seu dia ainda mais produtivo.

4. Agende suas tarefas

O Geronimo Theml, um dos maiores especialistas em produtividade do Brasil, costuma dizer que “se você não agenda suas tarefas, você acaba virando a agenda de alguém”.

Reserve alguns minutos na sua semana (eu costumo fazer isso no domingo) para criar um plano para sua semana inteira, dividindo seus objetivos em tarefas diárias.
Assim, você só precisa dar uma olhada de vez em quando nesta lista enquanto trabalha.
Então, se antecipe e gerencie suas tarefas, seja no papel, em uma planilha ou em um aplicativo voltado para isso.
Faça uma lista de todas as tarefas que vêm em sua mente e o tempo necessário para cada uma, como eu expliquei há pouco.
Tente concluí-las uma por vez e não comece a seguinte a menos que você tenha terminado sua tarefa anterior.
Quando tiver terminado, assinale as atividades concluídas. Isso dá um sentimento de recompensa ao seu cérebro, que se torna ainda mais motivado a continuar.
Ah! Enquanto anota suas atividades na agenda, lembre-se que seus níveis de energia e criatividade podem variar durante a semana.
À medida que for conhecendo melhor o seu próprio ritmo, vá ajustando o seu planejamento para ele se torne mais realista e factível.

Dica: Adicione uma área de “feitos” à sua lista de tarefas.
Às vezes, demandas inesperadas e urgentes surgem durante o dia. Anote-os em uma lista separada ao lado de suas tarefas programadas. Isso vai trazer uma satisfação extra no final do dia.

Urgentes: são todas as tarefas que vão te trazer algum tipo de prejuízo ou desvantagem se não forem feitas logo. São as tarefas atreladas a prazos (estabelecidos pelos outros ou por você mesmo) ou que podem comprometer o trabalho ou a vida de outra pessoa. Alguns exemplos:

  • Terminar um relatório para o trabalho
  • Estudar para a prova da semana que vem
  • Comprar pão (que está acabando)
  • Pagar a conta de luz (que já venceu)
  • Comprar passagens de avião para um casamento no fim do ano (para aproveitar o desconto da companhia aérea)
  • Responder a um email sobre uma perspectiva de emprego
  • Confirmar uma venda com um cliente (para você não perder o prazo de entrega dos pedidos)
  • Recolher todas as notas fiscais do projeto X (porque o prazo de prestação de contas é semana que vem)
  • Se você precisar se sacrificar ou sofrer qualquer limitação por causa do atraso de uma tarefa, ela é urgente.

Importantes: são todas as tarefas que tem uma carga de significado, felicidade ou realização para você. Elas não tem necessariamente a ver com prazos, trabalhos em grupo ou tarefas domésticas: elas podem ser qualquer coisa. Tudo o que você julgue ser digno do seu tempo e que faz você se sentir muito bem são tarefas importantes.

Absolutamente tudo o que te ajuda a manter a saúde (física, emocional e mental) e a ser uma pessoa melhor (adquirir novas habilidades, fortalecer virtudes e se desfazer dos vícios) são tarefas importantes. Elas vão variar de pessoa para pessoa e é impossível dizer quais deveriam ser as suas tarefas importantes. Ninguém pode fazer essa análise por você.

Lembre também que até atividades “inúteis” podem (e devem) ser consideradas como importantes. Começar a ver uma nova série, tocar um instrumento, dormir até mais tarde, fazer as unhas, pular de bangee jump, passear no shopping ou falar no telefone com um amigo podem ser atividades importantes.

Você se sente cheio de energia, alegre, disposto ou relaxado depois de fazer alguma dessas coisas? Qual outra “tarefa inútil” te faz feliz? Saber reconhecer quais são as suas tarefas importantes é reconhecer as circunstâncias nas quais você floresce.

Secundárias: são aquelas tarefas que podem ficar para depois sem nenhum problema.
Elas talvez ainda precisem ser feitas, mas nada de errado vai acontecer se você demorar uma semana. Diferente das tarefas urgentes, não existe nenhuma perda quando você deixa tarefas secundárias para depois.

Se você está indo ao médico para fazer o seu check up anual, essa tarefa é secundária. Nada de ruim vai acontecer se você precisar adiar a consulta. O mesmo vale para viagens, passeios, visitas a amigos, cursos que você quer fazer e novas oportunidades profissionais.

Se for possível deixar para depois sem nenhuma desvantagem ou penitência, a tarefa é secundária.

Triviais: são as tarefas que não tem valor para você. Elas são o completo oposto das coisas importantes. Você não daria por falta e nem sentiria saudades delas. Elas passam em branco pela vida, entram por uma porta e saem pela outra. Não deixam nenhum legado, nenhum sentimento positivo e nenhum tipo de lucro.

Descobrir o que é trivial e o que é importante são dois lados da mesma moeda. Fazer uma faxina na casa pode ser uma tarefa importante para algumas pessoas. Se estiver ligada a sentimentos de alegria, satisfação e divertimento, limpar a casa pode ser uma coisa importante. Mas se você não gosta dessa atividade e ela não te traz nada de valor, ela é trivial.

Talvez você goste de assistir um pouco de televisão. Você acompanha uma novela e vê o noticiário da noite. Mas todos os dias acaba assistindo mais duas horas de outros programas que, na verdade, você nem gosta. Das três horas que você passa em frente da TV, só aproveita mesmo uma. Essas duas horas extras são totalmente triviais: não é urgente e não agrega nada.

Importantes & Urgentes: são aquelas que tem um alto significado para você e que também trariam alguma desvantagem ou sofrimento se não forem feitas rapidamente. Terminar um grande projeto profissional é um exemplo clássico dessa área.

Importantes & Secundárias: são aquelas que você gostaria muito de fazer e que vão ter um impacto positivo na sua vida, mas que podem esperar. Visitar amigos, ver um filme no cinema, aprender uma língua, viajar, fazer um check up médico, melhorar a alimentação, comprar um novo guarda-roupa, etc.

Triviais & Urgentes: são aquelas que você não faria se pudesse – mas que precisam ser feitas. Fazer compras no mercado, ligar para um serviço de telefonia para contestar o valor da conta, cozinhar, limpar a casa, levar o carro para fazer vistoria são exemplos comuns de tarefas triviais, mas importantes. Qualquer coisa que vai te trazer prejuízo se não for feita rapidamente e que você não gosta muito de fazer se encaixa nesse quadrante.

Triviais & Secundárias: são aquelas que não agregam nada na sua vida e que não tem necessidade de serem feitas. Soa familiar? Boa parte do nosso tempo jogado fora vem dessa aérea: ver todos os noticiários possíveis, dormir além do necessário todos os dias, ficar acordado até tarde checando redes sociais, ler o seu feed de Facebook três vezes por dias e responder a todos os email da sua caixa de entrada assim que eles chegam são alguns exemplos de tarefas triviais e secundárias.

5. Priorize o mais importante
6. Não queira abraçar o mundo com as pernas
7. Delegue tarefas
8. Cancele, se precisar
9. Saiba dizer não
10. Defina prazos
11. Evite multitarefas
12. Faça pausas planejadas
13. Fuja das distrações
14. Estabeleça um momento para as redes sociais
15. Não espere pela inspiração: só vai!
16. Não se apegue à perfeição – ela não existe
17. Aproveite ao máximo as horas de espera
18. Cuide de você
19. Viva o momento
20. Transforme tudo isso em hábito

Dica Extra: Agende espaços vazies em sua agenda para oportunidades e imprevistos

5 ferramentas para gerenciar melhor o seu tempo

Trello

software que utiliza a metodologia kanban, com blocos temáticos, e ótimo para administrar projetos;

Evernote

é um serviço que funciona na nuvem e permite criar listas, lembretes, anexar documentos e compartilhar esses conteúdos com outras pessoas envolvidas;

Wunderlist

esse aplicativo serve como uma lista colaborativa de tarefas e dá para dividir as demandas com outras pessoas;

Google Calendar

é um calendário digital que te ajuda a organizar suas tarefas e seus respectivos prazos;

Rescue Time

com esse aplicativo você sabe quanto tempo passou navegando na internet e, assim, consegue avaliar quanto poderia estar investindo em coisas mais úteis e importantes;

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